Apa itu Email? Apa Fungsinya?
Email adalah salah satu jenis pesan elektronik yang bisa Anda kirim melalui jaringan internet.
Ide dasar dari teknologi ini mengacu pada “pengiriman surat” konvensional yang menggunakan perantara kantor pos.
Kepanjangan Email sendiri yaitu Elektronik Mail. Mengisyaratkan bahwa konsep teknologinya layaknya mengirim surat, tapi menggunakan media elektronik (dalam hal ini internet).
Sangat jelas dari definisinya, bahwa fungsi email adalah untuk saling berkirim pesan secara cepat dan efisien.
Mengirim surat yang dulunya butuh berhari-hari, dengan teknologi ini hanya butuh sekedipan mata.
Selain berkirim pesan teks, Anda juga bisa melampirkan sejumlah dokumen tambahan dengan fitur attachment.
Untuk bisa menggunakan layanan email, Anda harus memiliki alamat email. Strukturnya kurang lebih seperti yang tertera di gambar.
Anda yang masih menggunakan layanan gratisan, alamat email-nya pasti mengandung embel-embel nama penyedia layanan. Misalnya, @gmail.com, @yahoo.com, dll.
Sedangkan contoh di atas, merupakan alamat email dengan self domain. Alamat email dengan self domain tentu terlihat lebih profesional.
Untuk bisa mendapatkannya, Anda bisa menggunakan layanan email hosting dari Jogjahost.
Meski saat ini sudah banyak aplikasi chat, penggunaan email masih tetap relevan. Email biasanya masih digunakan untuk hal-hal yang sifatnya lebih resmi.
Bahkan alamat email kerap diminta ketika mendaftar di berbagai platform online seperti media sosial, ecommerce, hingga layanan keuangan online.
Jenis Platform Email: Email Client Vs Webmail
Menurut Computer Hope, platform email terbagi menjadi dua, yaitu “Email Client dan Webmail”.
Email Client
Email client adalah platform email berbasis aplikasi. Untuk menggunakannya, Anda harus menginstal aplikasinya di perangkat milik Anda.
Dengan aplikasi tersebut, perangkat Anda bisa terhubung ke server email.
Contoh platform email client misalnya: Mozilla Thunderbird, DreamMail, Microsoft Outlook, Apple Mail, dll.
Webmail
Kebanyakan dari Anda pasti menggunakan layanan Gmail atau Yahoo Mail untuk membuat alamat email. Nah, kedua layanan itu termasuk Webmail.
Webmail adalah platform email yang berbasis web. Provider email sudah menghosting platform email mereka di cloud dan Anda bisa mengaksesnya langsung dari browser.
Platform webmail sangatlah populer. Selain karena cara membuat webmail sangat mudah, kebanyakan orang mentalnya masih gratisan :D.
Itu dia perbedaan antara email client dan webmail. Tapi pada prinsipnya, keduanya merupakan sarana yang Anda perlukan untuk bisa mengirim dan menerima email.
Email Protocols
Untuk mendukung proses kerjanya, terdapat beberapa email protocols yang perlu Anda kenali. Setiap protokol menjalankan suatu fungsi tertentu. Berikut ini merupakan tiga standar email protocols berikut penjelasannya.
1. SMTP
Simple Message Transfer Protocol (SMTP) merupakan protokol untuk mengirimkan (sending) atau meneruskan (forwarding) email.
Beberapa perusahaan juga memanfaatkan server SMTP untuk menjalankan email marketing. Server SMTP juga bisa untuk mengirim email otomatis pada suatu transaksional, misalnya: konfirmasi pembelian, perubahan sandi, dll.
2. POP3
POP3 (Post Office Protocol 3) merupakan email protocol untuk menerima pesan email. Protokol ini bekerja di sisi penerima, jadi mereka bisa mengakses pesan email dan membacanya.
Dengan POP3, komputer yang Anda gunakan bisa mengunduh pesan email dari server email. Kemudian, pesan tersebut akan langsung terhapus.
Protokol ini koneksinya juga terbatas, hanya untuk satu komputer.
3. IMAP
IMAP (Internet Message Access Protocol) memiliki fungsi yang serupa dengan POP3 untuk menangani penerimaan pesan email.
Lalu apa perbedaannya?
Jika POP3 serba terbatas, IMAP bisa lebih dinamis.
Dengan protokol IMAP, pesan email di server bisa Anda akses menggunakan beberapa perangkat sekaligus.
Secara default, pesan email di server juga tidak akan terhapus. Pesan tersebut akan terhapus jika dihapus secara manual oleh pengguna.
Pada protokol ini, segala perubahan juga akan tersinkronisasi antara server email dan email client yang Anda gunakan.
Note: Tiga list di atas merupakan standar email protocols. Tapi tidak menutup kemungkinan suatu provider email (terutama webmail) menggunakan protokol yang sepenuhnya custom.
Struktur Email
Ketika menulis email, Anda akan mendapati tampilan seperti di atas. Sudah paham cara menggunakannya?
Sebagian dari Anda mungkin ada yang belum paham. Kami akan menjelaskannya sedikit.
- To – Bagian ini bisa Anda isi dengan alamat email dari seseorang yang ingin Anda kirimi pesan. Anda bisa langsung menuliskan beberapa alamat, jika ingin menyebarkannya ke beberapa penerima.
- Subject – Isi bagian ini dengan gambaran isi email atau sebagai judul email. Usahakan untuk mengisinya, apalagi jika sifatnya formal.
- CC (“Carbon Copy“) – Anda bisa mengisi bagian ini dengan penerima email tidak langsung. Alamat email yang Anda isi di kolom CC akan menerima salinan email dan bisa melihat siapa saja yang mendapatkan email.
- BCC (“Blind Carbon Copy”) – Bagian ini fungsinya hampir sama dengan CC. Hanya saja, setiap orang dalam daftar BCC tidak bisa melihat siapa saja yang menerima salinan email (sesama list BCC). Tapi tetap bisa melihat siapa penerima utama (To).
- Body – Ini merupakan bagian utama, tempat Anda menulis teks email.
- Attachment – Fitur ini bisa Anda gunakan untuk memasukan dokumen tambahan. Icon-nya berbentuk seperti ini (
).
Email: Teknologi Modern untuk Saling Berkirim Surat Secara Cepat
Email memungkinkan Anda untuk berkirim surat elektronik dalam waktu sekejap.
Untuk bisa menikmati layanan email, Anda harus memiliki alamat email. Alamat email bisa Anda dapatkan dengan cara mendaftar di platform email.
Terdapat dua jenis platform email, yaitu: Email Client (Mozilla Thunderbird, DreamMail, Microsoft Outlook, Apple Mail, dll) dan Webmail (Gmail, Yahoo Mail, dll.).
Platform email mengaplikasikan berbagai protokol untuk mendukung kinerjanya. Email Protocol yang standar yaitu: SMTP, POP3, dan IMAP.
Setelah Anda memiliki alamat email, Anda bisa langsung berkirim email. Ketika menulis email, terdapat struktur yang harus Anda pahami. Misalnya: To, Subject, CC, BCC, Body, dan fitur attachment.
