Punya Project? Trello adalah Solusi Mengelolanya

Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on linkedin
Share on print

Gunakan Trello untuk koordinasi kerja tim jadi lebih baik. 

Aplikasi ini mampu memantau progress kerja dari tiap-tiap anggota tim. Dengan demikian, koordinasi kerja bisa ditingkatkan jadi lebih efektif.

Dengan Trello, Anda bisa mengelola project dan mengatur pekerjaan dengan lebih mudah, ditunjang visual yang menarik, fleksibilitas aplikasinya, dan bisa digunakan secara gratis.

Artikel berikut ini akan membahas secara lengkap tentang apa itu Trello, apa saja fiturnya, bagaimana cara menggunakannya, dan apakah manfaat Trello pada pengelolaan project.

Anda sedang mengerjakan project? Apakah tim Anda sudah terkoordinasi dengan baik? Bagaimana kolaborasi kerjanya? Apakah berjalan efektif?

Dibutuhkan manajemen tugas yang baik supaya project bisa dikerjakan secara efektif. 

Trello adalah salah satu tools yang bisa dimanfaatkan untuk menjalankan manajemen tugas pada suatu project.

Mengenal Apa itu Trello 

Trello adalah sebuah platform online yang berperan sebagai aplikasi task management atau manajemen tugas. 

Aplikasi ini kerap dimanfaatkan oleh project manager untuk mengelola pekerjaan yang dijalankan timnya. Memudahkan dalam koordinasi kerja dan membantu pemantauan progress kerja.

Trello sering dianggap sebagai aplikasi to do list online. Hanya saja, aplikasi ini memiliki fitur yang jauh lebih lengkap dan bisa mengakomodasi banyak kebutuhan.

Trello ibarat sebuah papan kosong di ruangan kerja tim yang bisa ditempeli sejumlah sticky notes. 

Sticky notes tersebut dibuat oleh tiap anggota tim dengan mencantumkan informasi tentang: hasil brainstorming, tugas yang sedang dikerjakan, deadline, progress kerjanya, data pekerjaan, dokumen pendukung, dll.

Nah, papan dan sticky notes tadi terbentuk dalam suatu perangkat aplikasi. Aplikasi yang mudah digunakan, memiliki visual menarik, mendukung fleksibilitas kerja, dan yang terpenting “gratis”

Aplikasi tersebut bisa Anda akses secara online melalui PC maupun menginstalnya di perangkat mobile.

Trello dikembangkan oleh Fog Creek Software. Aplikasi ini meluncur pertama kali pada 13 September 2011. 

Pada Juli 2014, Trello melepaskan diri dari Fog Creek dan bertransformasi menjadi Trello. Inc. 

Trello sendiri terbagi dalam 3 paket: Free, Business Class, Enterprise. 

Anda yang menjalankan sebuah tim kecil tidak perlu khawatir. Paket Free bisa Anda akses secara gratis untuk selamanya. 

Aplikasi ini dipercaya oleh sejumlah perusahaan besar seperti: Google, Fender, Squarespace, Pinterest, dll untuk mengelola projectnya. 

Sejumlah perusahaan besar itu mempercayakan task management pada aplikasi Trello karena fitur-fitur yang sangat handal memudahkan pengelolaan. 

Fitur-fitur Utama pada Trello

Trello adalah aplikasi untuk memudahkan pengelolaan project
Sumber: Web Official Trello

Aplikasi Trello terbentuk dari 4 komponen utama seperti yang tampak pada gambar di atas. Komponen-komponen tersebut menjalankan sejumlah fungsi, berikut penjelasannya:

1. Board

Saat pertama kali membuka Trello, board adalah komponen pertama yang akan dibuat. Board jadi tampilan utama untuk pengelolaan project.

Komponen ini mewakili project yang sedang dikerjakan oleh tim Anda. 

Board juga merupakan wadah atau papan tempat komponen-komponen lain terpasang. Tiap komponen bisa Anda atur dengan drag & drop.

BACA:  Apa itu Marketing Mix? Kenali Konsep 7P Marketing Mix

Board bisa Anda kostum sesuai kebutuhan. Anda bahkan bisa memanfaatkan template dengan tema tertentu. Dengan demikian, Anda bisa mendapatkan kostum board yang sesuai kebutuhan, tanpa harus membuatnya dari 0.

2. List

Setelah membuat board, Anda akan diminta untuk membuat List. 

List merupakan komponen yang menunjukan kategori pelaksanaan project. Susunan List yang umum digunakan misalnya: Brainstorm, To Do, Doing, Done, Revisi, dll

Hal tersebut tentu saja bukan jadi hal paten. Penamaan List bisa dibuat menyesuaikan kebutuhannya.

Contohnya untuk project Blog Post Schedule, susunan Listnya sebagai berikut: Planned: (per bulan), Draft, Pending Editing, Published, dll.

Untuk project pemasaran atau marketing, Listnya mungkin akan berbeda juga. Anda hanya perlu menyesuaikan saja.

Anda juga bisa memanfaatkan List ini untuk menyusun alur kerja tim.

3. Card

Komponen Card berada dalam List. Komponen ini menjelaskan detail tugas atau pekerjaan. 

Terdapat beberapa fitur yang disematkan dalam Card, yaitu:

  • Label -> Anda bisa membuat label yang dibedakan dengan sejumlah warna. Tiap label bisa mendefinisikan suatu kondisi contohnya: Approved, Revisi, Prioritas, dll.
  • Add Member -> Fitur ini untuk menambahkan member/user baru pada suatu tugas atau pekerjaan. Fitur ini berfungsi juga untuk mengelola pembagian kerja. Jadi, masing-masing tugas hanya bisa dilihat dan dikerjakan oleh member yang sudah mendapatkan delegasi.
  • Due Date -> Fitur ini untuk mengelola waktu pelaksanaan tugas atau pekerjaan. Fitur ini berguna untuk menetapkan deadline pekerjaan.
  • Check List -> Fitur ini biasa digunakan untuk menunjukan tugas yang lebih spesifik. Tiap Check List terdiri dari beberapa Item. Jika tiap-tiap Item sudah di checklist, progress tugas atau pekerjaan akan digambarkan dengan diagram batang dengan persentase. 
  • Attachment -> Fitur ini memungkinkan Anda untuk memasukan file atau dokumen penunjang.

4. Menu

Komponen ini bisa Anda temukan di bagian kanan Boards. 

Komponen ini berfungsi untuk mengatur Board milik Anda. 

Melalui Menu, Anda bisa: mengganti background, mengganti tim, memantau activity, mengatur izin komentar, mengatur izin menambah & mengeluarkan member, dll.

Penggunaan fitur-fitur tersebut cukup sederhana. Jika membutuhkan panduan penggunaan, Anda bisa melihat halaman bantuan di web official Trello.

Cara Menggunakan Trello

Berikut ini adalah penjelasan sederhana tentang cara menggunakan Trello.

  1. Membuat Akun

Pertama-tama, Anda perlu membuat akun Trello terlebih dahulu. Cara membuat akun Trello sangatlah mudah. Anda bisa registrasi langsung menggunakan akun Google. 

BACA:  Apa itu Marketing Mix? Kenali Konsep 7P Marketing Mix

Anda bisa mendaftar paket free. Jadi, Anda tidak perlu membayar untuk menggunakan aplikasi ini.

  1. Membuat Tim Kerja

Setelah registrasi, Anda akan diminta untuk membuat tim kerja untuk pertama kali. Anda akan diminta memberi nama tim dan mengundang anggota tim.

Cara membuat team di Trello adalah: Klik tombol “+” di kanan atas -> Create Team. Anda bisa mengikuti langkah-langkah selanjutnya hingga selesai.

  1. Membuat Board untuk Project

Untuk membuat Board, Anda bisa memanfaatkan template yang sudah disediakan oleh Trello atau membuat sendiri dari 0. 

  • Klik tombol “+” di kanan atas -> Create Board
  • Beri nama Board sesuai nama project yang sedang Anda kerjakan.
  • Tentukan tim yang mengerjakan project tersebut.
  • Atur privasi Board.

Board nantinya akan jadi wahana Anda mengelola project.

  1. Membuat List

Setelah membuat Board, Anda perlu membuat list, caranya:

  • Klik “Add List” di halaman Board
  • Beri nama List
  • Enter

Anda bisa membuat sejumlah List sesuai kebutuhan. Dengan List Anda akan menyusun workflow dalam project.

  1. Membuat Cards

Selanjutnya adalah membuat Cards yang nantinya akan mendefinisikan setiap tugas. Caranya:

  • Klik opsi “Add a Card”.
  • Beri nama Card. Usahakan untuk memberikan nama Card yang tidak terlalu panjang.
  • Klik Add Card.
  • Setting Card dengan klik Card yang ingin diatur.

Atur Card sedemikian rupa supaya tugas dan pekerjaan bisa tercatat dengan detail.

  1. Memasukan Anggota Tim

Anda bisa memasukan anggota tim atau member untuk masuk ke bagian Board atau penempatan yang lebih spesifik di Card. 

Trello: Mengelola Pengerjaan Project Lebih Efektif

Trello merupakan jawaban bagi seorang Project Manager yang kesulitan mengelola timnya. 

Trello memiliki sejumlah fitur untuk membantu mengelola kolaborasi kerja di sebuah project. Aplikasi ini sangat mudah digunakan, visualnya juga sangat menarik dan cukup mudah dimengerti. 

Tak hanya bisa membantu project tim, Trello juga bisa digunakan untuk mengelola pekerjaan personal. 

Aplikasi ini memang sangat handal untuk mengakomodasi segala kebutuhan dalam segala skala.

Anda bahkan bisa menggunakan aplikasi ini secara gratis seumur hidup. Jika ingin mendapat fitur penunjang yang lebih handal, Anda masih bisa upgrade ke paket Trello berbayar: Business Class atau Enterprise.

Trello adalah aplikasi untuk membantu mengelola project Anda dan mengatur segala kebutuhan di dalamnya. Dilengkapi sejumlah fitur handal, visual menarik, fleksibel untuk digunakan dan juga gratis.

Anda yang tertarik menggunakan Trello bisa segera mencobanya. Artikel ini semoga berguna menjadi panduan dasar untuk Anda.

Tinggalkan komentar